Odoo noliktavas uzskaite: 3 kļūdas, kas sākas vēl pirms prece nonāk noliktavā
Odoo ļauj savienot iepirkumu, noliktavu un grāmatvedību vienā sistēmā. Tas ir viens no lielākajiem ERP ieguvumiem - vienam darījumam nav jāceļo cauri vairākām savstarpēji nesaistītām sistēmām. Taču ir arī otra puse.
Ja sākotnējie dati vai procesa loģika nav pareiza, Odoo problēmu pati neatrisinās. Tā ļoti precīzi apstrādās nepareizu informāciju un var to tālāk izmantot krājumu vērtēšanā un grāmatvedībā. Tāpēc, strādājot ar Odoo klientiem, mēs noliktavas uzskaites problēmas bieži meklējam nevis noliktavā, bet iepirkuma procesā.
1. Iepirkuma pasūtījums tiek apstiprināts, pirms pārbaudīta cena
Šķiet vienkārši: tiek izveidots Purchase Order, pasūtījums apstiprināts, prece saņemta un vēlāk tiek saņemts rēķins. Problēma sākas tad, ja pasūtījumā ir nepareiza cena. Odoo iepirkuma pasūtījums ir daļa no darījuma ķēdes, kas tālāk sasaistās ar preču saņemšanu un piegādātāja rēķinu. Savukārt krājumu novērtēšanu Odoo ietekmē izvēlētā vērtēšanas metode un konfigurācija. Piemēram, AVCO un FIFO gadījumā krājumu vērtība tiek aprēķināta, balstoties uz sistēmā reģistrētajiem darījumiem. Tāpēc cenu nevajadzētu uztvert kā detaļu, ko var izlabot vēlāk.
Pirms preces saņemšanas pārbaudiet:
- iepirkuma cenu;
- daudzumu;
- mērvienību;
- piegādātāju;
- citus nosacījumus, kas ietekmē preces faktisko iegādes vērtību.
Odoo dokumentācija arī paredz iespēju izmantot piegādātāju cenu lapas, lai cenas automātiski nonāktu RFQ vai Purchase Order un samazinātu manuālu kļūdu risku.
Mūsu ieteikums: ja cena ir mainījusies, vispirms sakārtojiet iepirkuma datus un tikai pēc tam turpiniet saņemšanas procesu.
2. Transporta un citas iegādes izmaksas paliek ārpus preces pašizmaksas
Preces iegādes cena ne vienmēr ir visa tās faktiskā iegādes vērtība. Transportēšana, apdrošināšana, muita un citas ar iegādi saistītas izmaksas var būt būtiska preces pašizmaksas daļa. Ja tās tiek uzskaitītas tikai kā perioda izmaksas, krājumu vērtība var neatspoguļot faktisko iegādes izmaksu.
Tieši šim nolūkam Odoo ir Landed Costs funkcionalitāte. Tā ļauj papildu izmaksas pievienot saņemtajām precēm un sadalīt tās pēc dažādām metodēm – piemēram, pēc daudzuma, pašreizējās vērtības, svara, tilpuma vai vienādās daļās. Tas nav tikai tehnisks Odoo iestatījums. Tā ir grāmatvedības un finanšu vadības izvēle: kā uzņēmums vēlas noteikt krājumu faktisko vērtību?
Svarīgi arī zināt, ka Landed Costs izmantošanai Odoo ir konkrēti priekšnosacījumi. Piemēram, attiecīgajiem produktiem jābūt kategorijā ar AVCO vai FIFO izmaksu aprēķina metodi. Tāpēc Landed Costs nevajadzētu ieslēgt tikai tāpēc, ka "Odoo tā var". Vispirms jādefinē uzņēmuma uzskaites loģika un tikai tad jāizvēlas tehniskais risinājums.
3. Piegādātāja rēķins tiek ievadīts atsevišķi no iepirkuma
Šī ir ļoti izplatīta kļūda uzņēmumos, kuri Odoo izmanto tikai daļēji. Grāmatvedis saņem piegādātāja rēķinu un ievada to tieši Accounting modulī. Tehniski tas ir iespējams - Odoo ļauj piegādātāja rēķinus izveidot arī manuāli. Taču, ja konkrētais rēķins ir saistīts ar Purchase Order, daudz vērtīgāka ir visa darījuma ķēde:
Purchase Order → Receipt → Vendor Bill
Šāda sasaite ļauj pārbaudīt, vai pasūtītais, saņemtais un rēķinā norādītais daudzums un cena atbilst viens otram.
Odoo atbalsta arī rēķinu sasaisti ar Purchase Order un atbilstības funkcionalitāti, kas palīdz salīdzināt rēķina datus ar iepirkuma informāciju. Tāpēc jautājums nav par to, vai rēķinu var ievadīt manuāli. Jautājums ir – ko uzņēmums zaudē, ja darījuma ķēde tiek pārrauta? Un parasti tiek zaudēta daļa kontroles un izsekojamības.
Odoo nav problēma - visbiežāk tā ir procesā.
Kad uzņēmums saka: "Mums Odoo noliktavas uzskaite nestrādā", nav vērts uzreiz meklēt vēl vienu moduli vai papildu izstrādi. Vispirms jāiziet cauri procesam no sākuma:
Iepirkums → preces saņemšana → rēķins → krājumu novērtēšana → grāmatvedības ieraksts.
Ja kādā no šiem posmiem tiek ievadīti nekorekti dati vai nav skaidri definēta procesa loģika, kļūda var aizceļot uz nākamo posmu. Un jo tālāk tā aizceļo, jo grūtāk to atrast. Tāpēc kvalitatīva Odoo noliktavas uzskaite sākas nevis ar noliktavas darbinieku apmācību, bet ar pareizi izveidotu iepirkuma un grāmatvedības procesu.
Mūsu skatījumā labs Odoo risinājums nav tas, kurā ir visvairāk funkciju. Labs risinājums ir tāds, kurā pārdošana, iepirkums, noliktava un grāmatvedība stāsta vienu un to pašu stāstu. Ja Odoo datos kaut kas "nesaliekas", vispirms jāmeklē nevis nākamais modulis, bet procesa sākums.